Creo que si reunimos a todos los profesionales que se desarrollan como secretarios, asistentes o administrativos no contables en Latinoamérica, podemos llegar a descubrir que algunos protocolos son diferentes y lo que se espera en las tareas a realizar de estos profesionales también son diferentes de un lugar a otro.

Si tenemos diferencia entre latinos, imaginemos cuánto podríamos tener de diferente con los japoneses. Entonces, ¿Cómo podemos prepararnos para poder trabajar como asistentes o secretarios para asistir específicamente a ellos? Vamos a verlo en esta edición. Y voy a hacerles un pequeño adelanto… Todo lo que se aprenda para este rubro, sirve para los intérpretes también.

Examen nacional de Secretariado

En Japón existe un Examen Nacional de Secretariado que está avalado por el Ministerio de Educación, Cultura, Deportes, Ciencia y Tecnología que tiene 4 niveles de dificultad. Lo pueden rendir desde liceales en adelante y certifica que la persona tiene los conocimientos básicos o avanzados según el certificado para cumplir el rol de secretario/a con todo el protocolo que eso significa.

¿Cuáles son esos protocolos?

Son muchísimos que iré desarrollándo en distintas entregas y no en números seguidos para no ser monotemática y aburrir a aquellos que no les interese esta parte del uso del idioma. Pero va desde como servir el té hasta como organizar los documentos. Como hablarle a un jefe hasta como comportarse en cenas, y reuniones. Porque… ¿Cuál es una de las cosas que más complican a la hora de trabajar como asistente de un director o jefe japonés? LA DIFERENCIA DE SENTIDO COMÚN.

Se dice que el sentido común es el menos común de los sentidos. Pero ¿sabía Usted que el sentido común es cultural y por ende varía según el lugar donde vivimos?

Voy a poner un ejemplo. Usted va a la casa de alguien y se suena la nariz con los pañuelos descartables que tenía en su cartera, bolso o chaqueta. Ve que en el living hay un basurero. ¿Qué hace? Me atrevo a decir que el sentido común latino indica que hay que tirarlo en la papelera. Pero ¿Sabía Usted que en Japón el sentido común indica que se lo lleve a su casa?

Otro ejemplo: si a usted le dicen «la próxima vez, ven a mi casa así almorzamos juntos» ¿qué le indica su sentido común? Pues en Japón el sentido común indica que no lo están invitando a su casa. Nadie se toma en serio esa frase a no ser que le digan que de verdad lo están invitando.

Por eso es muy importante aprender el sentido común de Japón a la vez que nos aseguramos de que tenemos el claro el nuestro.

Temas a desarrollar en otros artículos

1. La actitud que tiene que tener un secretario (como adulto trabajador, como asistente, como resolutor laboral)
2. Lo que se espera de un secretario (habilidades básicas, postura y compostura)
3. Conocimientos (Los distintos roles que cumple un secretario, el vínculo con el jefe, administración de tiempos laborales)
4. Sentido común (Estructuración de empresas y organizaciones, las diferentes actividades, vocabulario a manejar)
5. Modales y protocolos (Cómo vincularse, cómo comunicarse, formas de hablar, formas de escuchar, formalidades para llamar por teléfono)
6. Agazajo (Cómo atender al invitado, cómo actuar ante saludos especiales (pésames y felicitaciones), las buenas costumbres de los regalos y los protocolos para las comidas)
7. Habilidades (Tareas a realizar en reuniones y en el trabajo cotidiano, redacción de textos internos y externos, cómo tomar notas, cómo hacer gráficos, cómo recibir y emitir documentos, cómo archivar, cómo administrar documentos, cómo administrar una oficina)

Estos temas son parte del examen de nivel 3, es decir el más básico del Examen Nacional de Secretariado. Se preguntarán si yo soy experta en el tema…pues no. No lo soy. Pero tengo todos los libros porque estudié para poder ser una buena asistente y desarrollarme bien en cualquier faceta de mi trabajo. Todos estos conocimientos me sirvieron no sólo para trabajar en oficina sino para trabajar en general con japoneses y por eso mismo, se los quiero compartir.

Es más tengo todos los libros de preparación de examen y de simulación de examen de los 4 niveles. Por eso, voy a seguir compartiendo lo que sé con Ustedes esperando que sea de utilidad para alguien.

Nunca tuve la oportunidad de rendir los exámenes en Japón porque es muy complicado el trámite y en su momento sólo aceptaban postulantes residentes en el país. Pero eso no quita que uno pueda estudiar por su cuenta para tener los conocimientos. Los invito a profundizar en este camino.

En Julio sale una nueva newsletter titulada «Capacitarse para Asistente de Enlace» con parte del contenido de acceso gratuito y parte para suscriptores de pago, donde se brindará los conocimientos necesarios para poder desarrollarse como un buen asistente de enlace. Los invito a estar pendientes de esta publicación y que llegado el momento puedan suscribirse para beneficiarse de la capacitación.

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